Excel - taulukko ja Excel - hakufunktiot

Excel - taulukko

Excel taulukko - on toiminto, jossa Exceliin tehdään erillinen taulukko, toisin sanoen myös nimetty tai jäsennetty taulukko.

Taulukko toimii siten, että voidaan ruveta rakentamaan esimerkiksi henkilölistaa. Excel taulukoksi sen saa muutettua painamalla lisää - välilehdeltä lisää taulukko – painiketta. Taulukon luomisen yhteydessä laitetaan raksi kohtaan ’’taulukossa on otsikot’’ jos näin on.

Tämän jälkeen taulukosta tulee muotoiltu ja nimetty Excel- taulukko, kuten alla olevassa kuvassa näkyy. Tämä Excel- taulukko mahdollistaa sen, että tämän taulukon alueeseen voidaan viitata muutenkin kuin solualueilla, esimerkiksi selkokielisillä nimillä. Taulukoita voi nimetä. Excel taulukkoon voi lisätä sarakkeita painamalla oikean puolen sarakkeen kohdalta hiiren oikeaa näppäintä, ja valitsemalla lisää -> taulukon sarake oikealle. Sarakkeelle voi antaa haluamansa nimen. Huom! Kun sarakkeita lisätään, se niin sanotusti sisältää edellisen sarakkeen solumuodon, eli jos edellinen sarake on esimerkiksi prosentti- muodossa, on lisättykin sarake siinä muodossa.

Kun sarakkeessa olevia lukuja ruvetaan laskemaan yhteen, tulee kaavaan näkyviin hakasulut, tätä kutsutaan jäsennetyksi viittaukseksi. Kun kaava hyväksytään, se tekee laskutoimituksen automaattisesti koko taulukkoon.

  

Kun taulukosta painaa hiiren oikealla näppäimellä, menee Taulukko kohtaan ja valitsee Summarivin, taulukon alariville tulee Summarivi, joka laskee yhteen taulukon kaikki palkat. Sen avulla voi myös tarkastella muitakin arvoja, esimerkiksi pienimmän ja suurimman arvon ja keskiarvon.  Esimerkki taulukossa voidaan esimerkiksi tarkastella lisien keskiarvoa kyseisen toiminnan avulla, joka näyttää olevan 290,82€. Mikäli taulukkoon pitää lisätä uusia henkilöitä ja arvoja tai vaihtoehtoisesti poistaa, muuttuu lopputulos automaattisesti sen mukaan.

Alueen nimeäminen

Jos esimerkiksi lisiä halutaan laskea useasti yhteen ja sitä tarvitaan monessa paikkaa, voidaan alue nimetä. Alue valitaan (jos alueita on useissa paikoissa, painetaan Ctrl pohjaan ja valitaan kaikki). Kaavat – välilehdeltä löytyy ’’määritä nimi’’ ja valitaan selvä nimi, jotta tiedetään mitkä luvut on kyseessä (tässä tapauksessa esimerkiksi ’’Lisät’’). Laajuus – kohtaan kannattaa laittaa työkirja, sitten valitaan OK. Nyt kun kaavaa rupeaa kirjoittamaan, tulee nimetty alue pudotusvalikkoon, jolloin aluetta ei tarvitse enää erikseen valita. Nimetyt alueet tulee näkyviin painamalla (Fn ja) F5.

Phaku - funktio 

Phaku-funktio on niin sanottu pysty haku- funktio. Phaku- funktiossa taulukon pitää olla nousevassa järjestyksessä (esim. 1à4, EI 4à1).

Phaku funktiolla on neljä argumenttia (tietoelementtiä), joista hakuarvo, taulukkomatriisi ja sarakeindeksinumero on pakollisia. Niiden lisäksi on aluehaku. P-funktion hakuarvo on arvo, jota etsitään. Taulukkomatriisi tarkoittaa sitä oletettua paikkaa, mistä etsittävissä oleva arvo löytyy (jokin tietoalue, ei otsikkotietoja mukaan). Phaku lähtee valitun alueen vasemmasta reunasta etsimään hakuarvoa. Sarakeindeksinumero etsii valitulta alueelta sen, monennessa sarakkeessa haluttu tieto on. Phaku-funktiossa on myös aluehaku, joka on joko tosi tai epätosi. Kun aluehakuun kirjoitetaan tosi, hakufunktio palauttaa aina jonkin, lähimmäksi osuvan arvon, joka ei aina ole oikea arvo. Kun kirjoitetaan epätosi, hakufunktio palauttaa oikean arvon, ja jos ei arvoa löydy, tulee virheilmoitus (#puuttuu). Yksinkertainen esimerkki:  haetaan numeroa 4 ja aluehakuun kirjoitetaan tosi. Jos numeroa 4 ei löydy, aluehaku palauttaa lähimmäksi osuvan arvon eli esimerkiksi 3. Jos taas aluehakuun kirjoitetaan epätosi, ei se anna mitään arvoa vaan virheilmoituksen. Sen takia epätosi- vaihtoehto on usein hyvä vaihtoehto.

Kyseisen toiminnan voi tehdä ohjattuna toimintona, jolloin kaavat välilehdeltä löytyy ’’lisää funktio’’. Valitaan ’’kaikki’’ ja etsitään PHAKU, ja kirjoitetaan sarakkeisiin tarvittavat tiedot. Kaavan voi myös kirjoittaa käsin.

Opetusvideo

Listassa on lehmien tietoja. Opetusvideolla etsitään tietyn lehmän nimi; lehmän, jonka korvanumero on 354.

Kirjoitetaan kaava tässä tehtävässä suoraan soluun, eli ei käytetä ohjattua toimintoa.

Vhaku-funktio

Vhaku- funktio toimintoa käytetään samaan tapaan kuin P-hakua, mutta V-haussa käytetään rivi-indeksiä, kun halutut kohteet ovat vaakasuunnassa. Vhaku- funktiossa hakuarvojen tulee olla vasemmalta oikealle nousevassa järjestyksessä. Tärkeä huomio on, että funktio ei hae lähintä numeraalista arvoa vaan lähimpänä prosenttiarvoa olevaa hakuarvoa.

Vhaku- funktiossa kaava on hyvin samanlainen, kuin Phaku- funktiossa. Kaavojen erona on esimerkiksi "rivi_indeksi" ja lopussa käytettävä "Tosi"- vaihtoehto (lähes tarkka vastine). Jos kaavaan laittaa "Epätosi" niin vastaukseksi tulisi soluun "#Puuttuu". Kaavaa kirjoittaessa kannattaa lukita f4- napilla "taulukko_matriisi"- kohta, jotta kaavan saa kopioitua täyttökahvalla. Huomioi myös, että "taulukko_matriisi"- kohtaa maalatessa  ei tule otsikoita maalatulle alueelle.

Kuva kaavasta

                                                                                Kuva taulukosta 

Vastine-funktio

Vastine-funktio etsii määritettyä kohdetta määritettyjen solujen alueesta ja antaa vastaukseksi kyseisen kohteen suhteellisen sijainnin alueessa. Vastine-funktiota voidaan käyttää siis Haku-funktion sijasta silloin kun halutaan tietää kohteen sijainti eikä itse kohdetta.

Esimerkki Vastine-funktion käytöstä:

Sinulla on lista kaikista Tarvaalan Biotalousinstituutin 150 opiskelijan nimistä ja puhelinnumeroista. Sinun täytyy soittaa tietylle opiskelijalle tärkeästä kiireellisestä asiasta, mutta nimet eivät ole aakkosjärjestyksessä ja listan läpikäyminen on aikaa vievää. Vastine-funktion avulla saat tietää kohteen sijainnin, jolloin sen löytäminen on nopeampaa.

Ensiksi valitse solu listan ulkopuolelta johon haluat vastauksesi tulevan. Sitten mene "kaavat" välilehdelle, sieltä "haku" ja "vastine". Sinulle aukeaa "funktion argumentit" -ikkuna. "Hakuarvo" kohtaan tulee kohde jota etsit (tässä tapauksessa opiskelijan nimi jota etsit) ja "Haku-matriisi" kohtaan alue jolta kohdetta etsit.

Jo tässä kohtaa näemme, että kaavan tulos on 14, joka tarkoittaa sitä, että nimi Valtteri jota etsimme, on rivillä 14. Vielä painamalla "OK"-näppäintä, saamme numeron 14 näkyviin siihen soluun, johon kirjoitimme funktiota.

Indeksi-funktio

Indeksi-funktiota käytetään kuten haku-funktiota, mutta toisin kuin haku-funktiossa, jossa kohteen on oltava pysty- tai vaakarivillä, indeksi-funktio etsii kohteen taulukosta tai alueelta.

Esimerkki Indeksi-funktion käytöstä:

Sinulla on taulukko rehuohran tonnihinnoista nyt, sekä vuoden 2020 termiinihinnoista kaupungeittain. Haluat tietää mikä on rehuohran tonnihinta Loimaalla kesä-heinäkuussa.

Ensiksi valitaan solu johon vastaus halutaan. Kirjoitetaan =indeksi( , jolloin excel ehdottaa kahta eri tapaa käyttää indeksi-funktiota.

Koska haluamme tietää tietyn solun yhdeltä tietyltä alueelta, käytämme "viittaus" tapaa. Eli seuraavaksi funktioon kirjoitetaan taulukkomme alue: C5:F10.

Sitten kirjoitamme rivinumeron, jolla haluamamme tieto taulukossa sijaitsee. Vaikka "Loimaa" lukee Excelin rivillä 7, on se taulukkomme rivillä 3.

Sitten kirjoitamme sarakenumeron, jolla haluamamme tieto taulukossa sijaitsee. "Nyt €/tn" on taulukkomme ensimmäinen sarake, "Huhti-Touko" toinen, jne. Eli "Kesä-Heinä" sijaitsee sarakkeessa 3.

Painetaan "Enter" jolloin saamme kirjoittamaamme soluun vastauksemme.

Hinnat otettu Hankkija.fi Viljojen päivän hinnoista.