Excel - Datan käsittely

Tietojen tarkistaminen

Kun tehdään erilaisia tiedonsiirtolomakkeita, on hyvä tarkistaa tietoja, jotta syötetyt tiedot menevät kerralla oikein. Tietojen tarkistamisen tarkoituksena on siis, että viedään vain oikeanlaista tietoa.

Tietojen kelpoisuuden tarkastaminen löytyy Tiedot -välilehdeltä kohdasta "Datatyökalut".

Esimerkki

Halutaan listata kaikki alle 2 vuotiaat hiehot, eli jotka ovat syntyneet 30.3.2018 jälkeen. Tietojen tarkistaminen -työkaluun voimme kirjata kaikki syntymäpäivät, ja ohjelma näyttää onko kyseinen hieho alle 2 vuotias.

Ensiksi täytetään asetukset -välilehti haluamillamme ehdoilla, eli syötetty päivämäärä saa olla sama tai suurempi kuin 30.3.2018.

Seuraavaksi sanoma -välilehdelle mitä haluamme info -taulun meille kertovan halutusta päivämäärästä.

Viimeiseksi vielä mitä haluamme virhesanoman olevan, kun laitamme sellasen päivämäärän, jota emme halua.

Nyt saimme valitsemamme solun viereen info -taulun, joka kertoo mitä päivämääriä solussa haetaan. Taulua voi siirtää haluamaansa paikkaan hiiren vasemmalla näppäimellä.

Jos kirjoitamme soluun päivämäärän, joka on ehtojemme ulkopuolelta, saamme virhesanoman.

Päivämäärän lisäksi Tietojen tarkistaminen -työkalulla voi tarkistaa kokonaislukuja, desimaalilukuja, luetteloita, aikaa ja tekstin pituutta. Siihen voi asettaa myös oman ehdon.

Välisumma- funktio

Välisumma- funktiota voidaan käyttää pystysuunnassa sekä tietosarakkeissa. Välisumma-funktiota käytetään silloin, kun ei voi käyttää summa- funktiota.

Välisumma- funktiolla on omat arvonsa, jota voi laskea. Funktionumero kertoo, laskeeko funktio piilotetut arvot vai ei. Funktionumerot 1-11 laskee piilotetut arvot, kun taas 101-111 ohittaa piilotetut arvot.  

Funktiota voidaan käyttää suodatus toimintona, kun esimerkiksi halutaan tietää suuresta tietokannasta jokin tietty osuus.

Esimerkki suodatuksesta

Suodatuksella voidaan valita jokin tietty alue jota funktio ei ota huomioon. Suodatuksen saa käyttöön tiedot- välilehdeltä ja sieltä valinta 'suodata'. Tämän jälkeen voi valita haluaman alueen, minkä haluaa suodattaa. Tässä esimerkissä otin rastin pois 1 ja 25 kohdalta. Jolloin funktio kertoi muiden tuotteiden yhteismäärän

Välivaihe kuva funktiosta. 

Tässä kuvassa on käytetty suodatinta joka poisti käytöstä 1 ja 45. Jolloin saadaan muiden tuotteiden määrä yhteensä. 

Pivot -taulukoiden perusteet

Pivot -taulukkoa voidaan käyttää tietojen yhteenvetoon, analysointiin, tutkimiseen ja esittämiseen. Pivot -taulukon avulla voi tehdä nopeasti ja helposti yhteenvedon suuristakin tietomääristä ja listoista. Pivot -taulukon saa luotua "Lisää" -välilehdeltä kohdasta "Pivot-taulukko".

Esimerkki

Meillä on luettelo kaikista Jyväskyläläisen ratsastuskoulun hevosista, johon on kirjattu hevosten rodut, nimet, sukupuolet, värit ja painot. Haluamme tehdä taulukoita eri ominaisuuksien mukaan. Käytämme tähän Pivot-taulukkoa.

Ensiksi haluamme eri rotuisten hevosten painojen keskiarvot. Menemme Lisää -välilehdelle ja painamme kohtaa "Pivot-taulukko". Tarkistetaan, että taulukon alue on koko listamme ja painetaan OK.

Alla on näkymä jonka saamme. Oikeassa reunassa näkyy listamme otsikot, joita laitamme oikeaan alareunaan kohtiin "Riviotsikot" ja "Arvot" haluamiemme tietojen mukaan.

Koska halutaan tietää painot rotujen mukaan, laitetaan "Rotu" -otsikko kohtaan Riviotsikot ja "Paino" -otikko kohtaan arvot.

Nyt Pivot-taulukko laski kyseisten rotujen painot yhteen. Lisätäänpä "Paino" -otsikko toisen kerran kohtaan Arvot, ja painetaan siitä "Arvokentän asetukset", josta saamme muutettua Arvokentän laskentaperusteen keskiarvoksi.

Painetaan sitten OK, ja Pivot antaa meille valmiin taulukon.

Seuraavaksi haluamme painot värien mukaan, eli teemme samat toimenpiteet, mutta vaihdamme riviotsikoihin ”rotu” otsikon tilalle ”väri”.

Pivot -taulukko siis helpottaa ja vähentää työmäärää, sekä nopeuttaa taulukoiden tekemistä.

Suodatus ja erikoissuodatus 

Suodatus  - toiminnan avulla tietoja voi poistaa näkyvistä. Se ei siis varsinaisesti poista mitään tietoja vaan piilottaa ne. Tietojen suodatuksessa suodatettavan alueen tulee olla eheä, eli ilman kokonaan tyhjiä sarakkeita tai rivejä. Jos tällaisia on, suodatus päättyy tyhjään sarakkeeseen tai riviin, eli ei silloin toimi oikein. Kuitenkaan ei haittaa, jos jokunen solu on tyhjä. Suodatus – toiminta löytyy excelissä tiedot – välilehdeltä. Otsikkoriveiltä voi suodattaa esimerkiksi taulukkoa miten haluaa.

Tässä, kuvassa 1 eri henkilöitä ja heidän ammattejaan.

Jos nyt taulukosta haluttaisi valita vain agrologit, tulee valita ’’Ammatti’’ otsikko. Siellä on erilaisia toimintoja, kuten järjestely aakkosten tai värin mukaan. Siellä näkyy myös kaikki ammatit. Jos haluaa esimerkiksi vain agrologit esiin, raksitetaan ammateista vain ’’agrologi’’, jolloin kaikki muut ammatit suodattuu pois. Silloin tulee kuvan 2 näkymä.

Erikoissuodatus

Nämä aiemmin suodatetut tiedot saadaan myös kopioitua, jolloin ne suodatetut rivit voidaan poimia erikseen. Harjoitusvideolla käydään läpi miten tämä tapahtuu, siinä myös suodatus tapahtuu agrologi-ammatin mukaan. 

Huomioita!

- Muista oikeinkirjoitus

- Kun erikoissuodatus valitaan lisäasetuksista, laita kohdistin ensin tietoalueelle, josta tietoja haetaan ja suodattaa, jotta erikoissuodatus löytää tämän alueen.

- Tarkista vielä, onko solualue varmasti oikea

- Ehtoalueelle maalataan vain ne rivit, joissa on ehtoja eli ei tyhjiä  

- Kopio – kohtaan napsautus siihen soluun, jonne tiedot liitetään

- Nyt koska nämä tiedot on kopioitu, ei ne häviä tietoalueelta vaan näkyvät edelleen sielläkin

- Tätä kopiointia ei voi suoraan kopioida eri tauluun, se tehdään yhdessä makron kanssa