Excel - Datan käsittely

Datan kerääminen Formsin avulla 

Office 365 valikosta löytyy Forms-ohjelma. Sen avulla voi luoda ja analysoida erilaisia kyselyjä tai tutkimuksia, esimerkkinä tapahtumaan ilmoittautumiskysely tai gallup. Sillä voi myös tehdä tietovisoja, jossa on pistetytysominaisuus. Formsin lomake – toiminto on monipuolinen, sinne voi tehdä valmiita pohjia sekä kerätä monipuolisesti erilaista tietoa, ja sitä voi käyttää myös kännykän avulla. Tehdyn kyselyn tms. voi jakaa jakolinkin avulla. Linkki on usein melko pitkä, joten sitä voi lyhentää esimerkiksi bitly.com tai urly.fi – sovelluksen kautta, jolloin esimerkiksi urly.fi-sovellusta käyttämällä jakolinkin osoite kopioidaan ja liitetään sivuston osoite-kenttään, osoite lyhennetään ja lyhennetyllä osoitteella pääsee samaan paikkaan. Sivusto tekee samalla myös QR-koodin eli ruutukoodin linkille. Forms kyselyn tulokset tallentuvat Excel-tiedostoon, jota voi tarkastella. Jos lomakkeessa on tarkasteltavissa numerotietoja, ne ovat usein alun perin tekstitietona ja ne täytyy muuntaa luvuksi, jotta niitä voi esimerkiski laskea.

Kuvassa näkymä, josta pääsee aloittamaan uuden lomakkeen tai tietovisan teon. 

Seuraavassa kuvassa luodaan kyselyä, jossa tiedustellaan osallistumista seminaariin. Kyselyä voi muokata monin eri tavoin, esimerkiksi luomalla aloitus- ja lopetuspäivämäärän, lisäämällä vaihtoehtoja, tuottamalla vapaata tekstiä, valitsemalla ketkä kyselyyn voivat vastata ja niin edelleen. 

Kun vastauksia on tullut, se näkyy seuraavassa kuvassa nähtävin tavoin. Kuvassa näkyvä ''avaa Excelissä'' näyttää tulokset Excel-taulukossa, missä niitä voi tarkastella monipuolisesti. Tätä käsitellään seuraavaksi. 

Joukkofunktioiden käyttö

Excelissä esimerkiksi Formsin avulla kerättyjä tietoja voi käsitellä erilaisten funktioiden avulla. Laske-funktio laskee solujen lukumäärän, ei solujen arvoja. Laske a – funktio laskee ne solut, jossa on tietoa, eli esimerkiksi numero tai kirjain. Laske tyhjät – funktio laskee ne solut, joissa tietoja ei ole. Käsiteltävät solut kannattaa valita painamalla kyseistä saraketta, jota haluaa tutkia à Ctrl + shift pohjaan ja nuolinäppäimiä käyttämällä.

Laske.jos.joukko – funktio laskee tietyt solut, jotka on määritelty tiettyjen ehtojen avulla eli se laskee kuinka monesti ehdot täyttyvät. Ensin määritetään alue, jota tarkastellaan (esimerkiksi taulukon kaikkien lehmien rodut) ja sen jälkeen ehto- alueelle määritetään ehdot, eli esimerkiksi halutaan laskea kaikkien lehmien roduista Ayrshire-rotuisten lehmien määrä.

Funktioiden avulla voidaan myös laskea ehdollisia summia, eli summa.jos.joukko. Tämä funktio toimii muuten samoin kuin laske.jos.joukko, mutta summa.jos.joukko laskee summia, joilla on useita ehtoja. Esimerkkinä voidaan tarkastella laajasta lypsytilataulukosta juuri niitä lypsytiloja, jotka sijaitsevat Etelä-Suomessa ja joiden lehmämäärät ylittävät yli 30 lehmää.

Harjoitustehtävä

Yllä olevan seminaariin osallistumiskyselyn pohjalta tarkastellaan Excelissä saatuja vastauksia. Laske vastauksista laske.jos.joukko - funktion avulla, kuinka moni aikoo osallistua seminaariin. 

Harjoituksen purku: Kiinteä merkkijono - eli tässä tapauksessa vastaus kyllä - on kätevämpi kaavaan kirjoittamisen sijaan ilmoittaa siten, että sille tehdään syöttökenttä.

Kuvassa Kyllä-valinnalle on tehty syöttörivi solussa D12.

Aloitetaan funktio: = ja LASKE.JOS.FUNKTIO, joka ilmestyy kenttään sitä kirjoitettaessa. Valitaan tarkasteltava alue eli Kyllä ja Ei vastaukset maalaamalla alue. Sen jälkeen ; -merkki, jonka jälkeen valitaan solu D12 eli ''Kyllä''. Sulku kiinni ja enter. 

Vastaukseksi tulee 4. 

Nyt jos halutaan tarkastella sitä, kuinka moni ei osallistu seminaariin, vaihdetaan vain solun D12 eli ''Kyllä'' paikalle ''Ei''. Vastaus tulee näkyviin. 

Ehdollinen muotoilu

Taulukkoja voi myös visualisoida/korostaa. Valitaan aloitusvälilehdeltä kohta à ehdollinen muotoilu, josta voi valita esimerkiksi pienempi kuin jokin tietty luku, jolloin valitun alueen pienempi kuin jokin – luvut korostuvat valitulla värillä. Alueille voi myös tehdä tätä kautta muitakin korostuksia, kuten kuvakkeita. Nämä toiminnot selkeyttää ja korostaa arvoja, jotka ovat esimerkiksi erityisesti tarkastelussa.

Aineiston käsittelyssä huomioitavaa

On tärkeää huomioida, että jos Exceliin on tuotu muusta järjestelmästä tietoa, voi näistä aineistoista löytyä muotoiluvirheitä, josta syystä päällepäin näyttävät luvut eivär välttämättä Excelissä lukeudu luvuiksi. Tämä voi johtua siitä, että aineistossa on ollut jokin virheellinen syöte, jonka takia kaikkia numeroita ei voi tulkita luvuksi. Tämän takia, jos numeroita ruvetaan vaikkapa laskemaan yhteen, tulos on väärä, koska kaikkia numeroita ei tulkita luvuksi ja niitä ei silloin lasketa. Tämän voi tarkastaa edellisten funktioiden avulla, esimerkiksi numerotiedoston voi funktioiden avulla tarkastaa, onko tietoja yhtä paljon kuin lukuja. Jos tietoja näyttää olevan esimerkiksi 10, mutta lukuja vain 8, on kaksi numeroarvoa merkitty jotenkin virheellisesti ja näitä Excel ei laske luvuiksi. Tämän voi myös testata ''on luku'' – funktiolla, jolloin se kertoo onko jokin kyseinen arvo oikea luku. Tämä funktio antaa vastaukseksi joko tosi (eli arvo on oikea luku) tai epätosi. Se, että jotakin numeroa ei tulkita luvuksi, voidaan tarkistaa kopioimalla kyseinen numero tai vaikka kaikki numerot, ja liittämällä wordiin. Sieltä voidaan nähdä esimerkiksi merkit, joita Excel ei tunnista, ja siksi ei tulkitse numeroa luvuksi. Nämä merkit voidaan wordissa nähdä ja poistaa, jolloin kun numero viedään takaisin Exceliin, tulisi kaikkien näkyä lukuina.