Excel - Makrot

Makrot

Makroja käytettään, kun tehdään toimintoja useaan kertaan tiettyä työvaihetta taulukkolaskelmassa. Makroja käyttämällä tämä toimenpide voidaan automatisoida. Makrot on etukäteen päätetty komentojono, joka automatisoi toistuvan tehtävän.

Makrot löytyvät Excelissä valintanauhasta ’kehitystyökalut’ välilehdeltä. Jos tämä ’kehitystyökalut’ välilehti ei näy valintanauhallasi voit lisätä sen klikkaamalla hiiren oikealla napilla valintanauhan päällä, jolloin tulee valikko. Valitse ’mukauta valintanauhaa’. Voit lisätä rastilla ’kehitystyökalut’ oikealta puolelta valikosta.

Makroja tehdessä tulee työkirja tallentaa makroja hyväksyvään muotoon. Tallennusmuotona käytetään ’Excel-työkirja (makrot käytössä) (*.xlsm)’.

Yksinkertaisen makron tekeminen

Vie kohdistin työkirjassa kohtaan johonkin kohtaan. Mene ’kehitystyökalut’ välilehdelle ja valitse ’tallenna makro’. Valitse nimi makrolle sekä tee kuvaus, missä kerrot mitä makro tekee. 

Makron tiedot

Tämän jälkeen, kun olet painanut ok, tulee olla huolellinen, koska makro tallentaa kaikki toimintasi ok panikilleen jälkeen. Makro ei kuitenkaan tallenna aikaa. Tässä esimerkissä valitsin ok painikkeen jälkeen C4 solun ja kirjoitin siihen testi, tämän jälkeen valitsin valintanauhasta ’lopeta tallennus’. 

Kaikki tehdyt makrot löytyvät kehitystyökalu välilehdeltä ja valintanauhasta löytyy makrot- kohta. 

Valitse makrojen lähde kohtaan: Tämä työkirja. Makroa voidaan muokata/tarkastella kun valitaan yllä olevasta valinnasta haluttu makro sekä oikealta valitaan 'muokkaa' vaihtoehto. 

Tässä kuvassa on makron koodi.

Tarvittaessa koodia voidaan kopioida. Esimerkiksi jos on useampi makro niin toisesta makrosta voi siirtää kopiomalla, jonkin toiminnon toiseen makroon. 

Lomakeohjausobjektit

Lomakeohjausobjektit löytyvät kehitystyökalu välilehdeltä valintanauhakohdasta ’lisää’. 

Esimerkki täydennys- ja tyhjennys painikkeesta.

Valitse kehitystyökalut välilehti.

Valitse ’lisää’ kohdasta painike objekti. ja luo painike työkirjaan.

Vie kohdistin johonkin soluun ja valitse valintanauhasta ’tallenna makro’. Tämän jälkeen kirjoita makron nimi ja aloita makron tallennus ok painiketta painamalla. Kirjoita tekstiä valitsemiisi soluihin ja paina lopuksi lopeta tallennus valinta nauhasta.

Sen jälkeen luo toinen painike sekä luo toinen makro, joka tyhjentää aikaisemman makron. Tämän painikkeen nimeksi voi laittaa esimerkiksi ’tyhjennä’. Kun viet hiiren painikkeen päälle ja klikkaat hiiren oikealla napilla saat lisättyä haluamat makrot painikkeisiin. 

Tyhjennä painike poistaa numerot ja painike palauttaa ne. 

Esimerkki yhdistelmäruudun käytöstä

Tässä esimerkissä on laitettu paikkakunnittain eri tapahtumia. Yhdistelmäruutua käytetään tässä löytämään millä paikkakunnalla järjestetään mikäkin tapahtuma.

Luo yhdistelmäruutu. Sen jälkeen klikkaa hiiren oikealla napilla ruutua, jolloin tulee valikko, josta valitaan ’muotoile objektia’. Syöttöalueeseen maalataan halutut tiedot. Niin kuin alla olevassa kuvassa. Solulinkkiin valitaan solu, tässä valitsin G4. 

Tämän jälkeen yhdistelmäruutu näyttää taulukon id numeroita. Joten muokataan indeksillä, että       yhdistelmäruutu näyttää missä paikkakunnalla tapahtuma on. Kirjoitin yhteen soluun paikkakunta ja sen perään tein indeksi kaavan, johon saa näkyviin halutun tapahtuman paikkakunnalle. Alla kuva kaavasta.  

Tavoitteen haku

Tavoitteen haku -toimintoa voidaan käyttää, jos tiedetään minkä tuloksen haluaa kaavasta, mutta ei ole varma, miten sen saa aikaiseksi.

Esimerkkitehtävä

Olet ostamassa hevosta, jonka haluat maksaa osamaksulla. Tiedät paljon hevonen maksaa, kuinka pitkään haluat sitä maksaa ja kuinka suurina summina pystyt sen maksamaan. Tavoitteen haku -toiminnolla pystyt selvittämään, millaisen koron tarvitset osamaksullesi, jotta ehdot täyttyvät.

Kirjoita ensiksi tarvitsemasi otsikot, ja tiedot jotka jo tiedät.

Seuraavaksi lisää kaava, jolle sinulla on tavoite. Tässä tapauksessa käytämme "Maksu" -funktiota.

Koska kohdassa B3 ei ole arvoa, Excel olettee korkoprosentiksi 0%. Korkoprosentti halutaan selvittää Tavoitteen haku -toiminnolla, joten soluun B4 tullut luku jätetään vielä tässä vaiheessa huomiotta.

Seuraavaksi käytetään Tavoitteen haku -toimintoa. Se löytyy välilehdeltä "Tiedot" kohdasta "Entä-jos-analyysi" ja sieltä alasvetovalikosta "Tavoitteen haku". "Määritä soluun" -kohtaan annamme solun, joka sisältää kaavan, jonka haluamme ratkaista. Tässä tapauksessa B4. "Tavoitearvo" -kohtaan kirjoitamme sen summan, mitä haluamme aina kerralla maksaa. Tässä esimerkissä se on 2000€. Kirjoitetaan kohtaan siis -2000. Luvun täytyy olla negatiivinen, sillä se edustaa maksua. "Muuttamalla solua" -kohtaan annamme sen solun, jonka haluamme muuttaa. Tässä esimerkissä se on B3.

Painetaan OK, ja muutetaan vielä tulos %-muotoon

Suojaus

Makroihin liittyy makrosuojaus. Makrosuojaus löytyy Excelistä "Kehitystyökalut" välilehdeltä kohdasta "Makrosuojaus". Oletuksena asetuksissa on valittuna "Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita". Makroissa on hyvä olla makrosuojaus, sillä niillä voi saada myös paljon haittaa aikaan, muunmuassa makroviruksia on ollut liikkeellä. Makrojen käytön helpottamiseksi ja jos avaat vain tiedostoja joiden alkuperästä olet varma, voit valita kohdan "Ota käyttöön kaikki makrot". Jos olet avaamassa tiedostoa, jonka alkuperästä et ole aivan täysin varma, ota makrot pois käytöstä.