Tietokoneen laitteisto ja huolto

Käyttöjärjestelmä

Käyttöjärjestelmä on laitteiston ja sovellusten välillä toimiva ohjelmakokoelma. Käyttöjärjestelmiä ovat muunmuassa Microsoft Windows, MacOS ja Linux. Käyttöjärjestelmä tulkkaa laitteelle, mitä komentoja käyttäjä siltä haluaa. Se muunmuassa käynnistää ohjelmat, ohjaa siihen yhdistettyjä laitteita, hallitsee muistia ja siirtää tiedostoja ohjelmasta toiseen. 

Microsoft Windows -käyttöjärjestelmä

Windows on tietokoneiden käytetyin käyttöjärjestelmä, sen markkinaosuus vuonna 2014 oli 88,12%. 

Windowsin tehtävienhallinnassa näet kaikki koneen sovellukset ja prosessit, ja pystyt lopettamaan niitä, sekä näkemään niiden toimintahistorian, sovellusten vaatiman muistin määrän, verkot, yms. Usein erityisesti SSD-levyt ovat pieniä kooltaan, jolloin turhien sovellusten poistaminen voi olla hyvä idea.

Tietokoneen kiintolevyn voi siivota esimerkiksi CCleaner -ohjelmalla, joka vapauttaa muistia turhista ohjelmista tietokoneesi käyttöön. Esimerkiksi horrostila ja sivutusmuisti vievät kiintolevyltä tilaa.

Tietokoneen järjestelmätiedoista näet kokoonpanotietoja, kuten esimerkiksi koneesi Windows -käyttöjärjestelmän version sekä tietokoneesi keskusmuistin määrän. 

Alue- ja kieliasetuksissa olevat oletusasetukset vaikuttavat kaikkiin sovelluksiin, jotka käyttävät Windowsin oletusasetuksia. 

Ohjelmien asentamisella tarkoitetaan tiedostojen tuontia asennusmedialta kiintolevylle, joita asennettava ohjelma tarvitsee toimiakseen. Jos haluat poistaa ohjelman, tulee se aina suorittaa joko ohjelman omalla poistotyökalulla, tai ohjauspaneelin poista sovellus -työkalulla. 

Laitteiden asentamisessa tulee aina noudattaa laitteen omia asennusohjeita. Eri laitteissa saattaa olla aina erilaisia asennusjärjestyksiä sekä muuta asennuksessa huomioitavaa.

Verkkotekniikka 

Verkko on eri laitteiden, kuten tietokoneiden, muodostama kokonaisuus (pienimmillään kaksi laitetta), jossa laitteet voivat keskustella keskenään esimerkiksi lähettämällä toisilleen tietoa. Jotta verkkotoiminta toimii, tarvitaan yhteys ja tiedonsiirron rajapinnat. 

Verkkoliikenteeseen kuuluu protokollat. Laitteilla tulee olla osoite (IP-osoite) ja sen perusteella lähetetään dataa, eli IP:n avulla turvataan että tieto lähtee ja menee oikeaan osoitteeseen. TCP tehtävänä on luoda tiedostonsiirto mahdollisuus eli se luo datakanavan lähettäjän ja vastaanottajan välille. Sen lisäksi on muita sovellusprotokollia, kuten HTTP ja FTP muodostavat yhteyden sovellusten välille. Esimerkiksi FTP toimii tiedoston siirtämistä varten. 

Lähiverkko on esimerkiksi oman kodin verkko. Lähiverkossa voidaan jakaa tietoa esimerkiksi kahden laitteen välillä (kuten tietokone ja tulostin). Lähiverkossa voidaan muodostaa yhteys esimerkiksi ristikaapelilla tai langattomasti (WLAN). MAC on verkkolaitteen suora osoite. Palvelin huolehtii siitä, mitkä oikeudet on verkkoon kytketyillä laitteilla ja käyttäjillä. 

Eri lähiverkkoja voi myös muodostaa toisiinsa ja se tapahtuu reitittimellä. Reititin yhdistää tietoverkkoja. Se pääsee esimerkiksi operaattorin verkkoon ja siten internettiin. Se kytketään lähiverkon kytkimeen samalla tavalla kuin tietokoneet ja se tietää missä suhteessa tietoverkot ovat toisiinsa. Verkoilla on omat IP-osoitteet ja aliverkkomaskit. Samassa verkossa ei voi olla sama IP-osoite.

Yhteys koneiden välille luodaan yleensä kuparikaapelilla, jollei sitten käytetä langatonta verkkoa. Kaapelityypelille on eri luokitukset, yleisin on kierretty parikaapeli RJ-45. Kaapelit luokittuvat nopeuden mukaan, mitä pienempi, sen vaatimattomampi.
Valokuidut jaetaan yksimuoto ja monimuotokuituihin.Valokuidun avulla saadaan nopeampaa tiedonsiirtoa ja mahdollistetaan pidempien matkojen tiedonsiirto. Yksikuitumuodon siirtonopeus on hyvin nopea, se perustuu siitä, että datan signaali muutetaan valoksi, valo liikkuu nopeasti ja vähemmällä häiriöllä kuten esimerkiksi kuparikaapeli. Yksikuitumuoto on kallis. 

IP-osoite: kullakin koneella tulee olla oma IP-osoite eli nimi, jonka avulla data menee oikeaan paikkaan. IP-osoitteen avulla tietokone voidaan tunnistaa verkossa. Versioita on 4 ja 6 versio. IANA jakaa IP-osoiteavaruudet maantieteellisille alueille ja siten kun ne on eri alueille aliverkotettuja, voi IP-osoitteita voi olla useita samoja.

Aliverkkoa käytetään jakamaan suurempi verkko pienempiin osiin. Sen avulla IP-osoitteita voi olla useita, kuten aiemmin todettiin. Aliverkotuksen avulla verkkoliikennettä saadaan pienemmäksi ja hallintaa parannettua. Aliverkkopeite jakaa IP-osoitteen jokaisen aliverkko-osoitteen mukana. Ne laitteet jotka ovat saman aliverkon alla, voivat lähettää suoraan toisilleen tietoa.

Internet: Eri palvelinten verkko. Kun useita verkkoja yhdistetään toisiinsa reitittimellä, silloin reitittimet ovat yhteydessä internettiin kytketyistä verkoista. Verkkoliikenne: pyyntö osoitteelle eli pyyntö johonkin IP-osoitteeseen. Nimipalvelu DNS muuttaa IP-osoitteet helpompaan muotoon, verkko-osoitteeksi.

Välityspalvelimen kautta liikenne voidaan ohjata ja välityspalvelimen avulla voidaan peittää tiedon lähettäjän tiedot. Eli selain voi lähettää kaikki pyynnöt yms tämän välityspalvelimen kautta. Välityspalvelimeen liittyy tietoturvariski, vaarana on, että se kaapataan.

Langattomat verkot ovat yleistyneet käytössä. Ne voi jakaa lyhyen kantaman (WPAN) ja pidemmän kantaman (WLAN) verkkoihin. Lyhyen kantaman WPAN verkoista Bluetooth on tuttu esimerkki. Siinä tiedonsiirto on lyhyelle matkalle ja tiedonsiirrolle. Sitten taas WLAN verkot toimivat suuremman tiedonsiirron ja pidemmän tiedonsiirron verkkoina.
Standardit; käytetyimmät WLAN- standardit on 802.11. Laitekannasta riippuen riippuu miten nopeasti ja mitä taajuuksia voidaan käyttää. Tietokonetta hankkiessa kannattaa tutkia mitä verkkoa tietokone tukee.

Taajuuden valinta: langattomien verkkojen taajuuksina on 2,4 GHz ja nykyisin myös 5 GHz. Jos taajuudet ovat tuettuja, voi molemmat toimia. Kuitenkin yleensä 5 GHz taajuuden kuuluvuus voi olla heikompi, koska se ei läpäise esimerkiksi seinämateriaaleja niin hyvin kuin 2,4 GHz.

Langattoman verkon salaus on tärkeää ja tehtävä aina, jotta kukaan ulkopuolinen ei pääse haitallista tai yksityistä tietoa käyttämään ja kuulemaan. Yhteys on siis vain niille, kellä siihen on oikeus.

Tietoturva

Tietoturvalla tarkoitetaan, että tietokoneen tietojen, järjestelmien sekä muiden palveluiden luotettavuutta sekä kestävyyden varmistamista.

Tietoturvauhkia on esimerkiksi virukset, tulipalot, mahdolliset virheet käytössä, varkaudet.

Virus on tietokoneohjelma, joka levittää ikään kuin itseään. Nämä voivat levitä esimerkiksi verkon tai tallennusvälineiden kautta.

Madot erotellaan usein viruksista. Ne leviävät itsestään esimerkiksi sähköpostin ja verkon kautta. Madot eivät tarvitse viruksen tavoin käyttäjän toimenpiteitä tai ohjelmaa minkä kautta leviäisi.  Madot hidastavat tietoliikennettä, tuhota mahdollisesti tiedostoja.

Virukset ja haittaohjelmat

Vakoiluohjelmat, on ohjelmia, jotka keräävät tietoa ja kähettävät tiedon haltialleen. Tämmöisiä on esimerkiksi vierailut www. osoitteet, luottokorttinumeroita ja sähköpostiosoitteita.

Mainosohjelmat ja selainkaapparit, ne avaavat erilaisia mainoksia näytölle. Ne yleensä ovat toisen ohjelman mukana. Nämä voi myös luokitella vakoiluohjelmiksi.

Kiristysohjelmat esittävät koneen käyttäjällä viestin, joka on tullut niin sanotulta ”viranomaiselta”. Nämä yleensä vaativat jotakin maksua. On olemassa myös tiedostoja salaavia kiristysohjelmia.

Rootkit on haittaohjelma, joka on piilossa. Tämän avulla pyritään varastamaan tietoa.  

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja. Nämä sisältävät sivuston näyttämisen liittyviä tietoja. Nämä voi tallentaa esimerkiksi sähköpostiosoitteita sekä muita henkilökohtaisia tietoja.

Tietokoneen suojaaminen

Tietokoneen suojaus tulee pitää ajan tasalla.

Palomuuri sijaitsee tietokoneen ja internetin välissä. Palomuurin tehtävänä on tarkkailla verkkoliikennette ja estää luvattomat liikenteet molempiin suuntiin. Palomuuri ikään kuin piilottaa tietokoneen näkymästä verkkoon. Käyttöjärjestelmissäkin on palomuuriohjelmia. Tietokoneen suojaamiseen käytetään virusten torjuntaohjelmaa, jonka tarkoituksena on etsiä ja poistaa viruksia. Pitää ajan tasalla viruskuvausta. 

Yksityisyys
Yksityisyyttä netissä ei ole. Kaikki tieto jää nettiin. Tietoa kerätään erilaisilla hakukoneilla ja sekä SoME palvelut keräävät selaustietoa sekä esimerkiksi sijaintitietoa.

Netissä on paljon erilaisia ”tykkäys” nappeja, joita klikkaamalla pystytään selvittämään minkälaisilla verkkosivuja henkilö käyttää.

Erilaiset lomakkeen tiedostot pystytään tallentamaan sekä lukea.

Yksityisyyden säilyttäminen

Yksityisyyden säilyttämiseen on runsaasti apuohjelmia, lisäosia sekä muuta tekniikkaa.

VPN on eräänlainen ”tunneloitu yhteys”. Tätä käytetään esimerkiksi työpaikoilla, kun halutaan ”tunneloida” yhteys yleisen verkon yli. Tällöin tieto on salaista eikä sitä pystytä kuuntelemaan

TOR- verkkolla muodostetaan erillisellä verkolla yhteys. Tämä on niin sanottu sipuliverkko, joka varmistaa yksityisyyden mutta sisältää myös laitonta toimintaa.

Verkossa liikkuminen

Kun liikut netissä, tulee sinun tarkistaa internetin suojaus. Esimerkiksi yksityisempiin sivustoihin mentäessä tulee tarkistaa, että selain käyttää salattua yhteyttä HTTPS://. Hakukentässä on lukon kuva, jota klikkaamalla saadaan näkyviin sivun aitouden todentamiseen liittyviä tietoja.

Selaimen käytöstä kannattaa poista muut paitsi tarvittavat lisäosat. Eri selaimia tulisi käyttää esimerkiksi java ja flash- sivustoja varten, kuin myös sähköisessä asioinnissa.  

Jos sivustolla on ongelmia voi se kertoa esimerkiksi ponnahdusikkunoiden avulla haittaohjelmista, tietoturvan tarkistamiseen liittyvistä ilmoituksista sekä selaimen ehdotus tallentaa jokin tiedosto.

Huijaussivustot tunnistetaan esimerkiksi siitä, että nettisivun osoite on epämääräisen kuuloinen tai siitä että sivustolta ei löydy selaimen kohdalta lukon kuvaa.

Digitaalisen tiedon määrä kasvaa

Teollinen internet

-Tehdasasetukset kuten salasanat tulee muuttaa aina.

-Liikennettä voidaan reitittää aktiivilaitteiden avulla.

Vakoilu

-Kameroita monissa eri laitteissa.

Päivittämättömyys

-Ei automaattisia päivityksiä.

Word edistyneet toiminnot

Kaava editori 

Kaava editorin avulla wordissa voidaan kirjoittamaan matemaattisia kaavoja esimerkiksi raportteja varten. Wordissa lisää-välilehdeltä löytyy kaava – työkalu oikeasta yläreunasta. Sieltä löytyy valmiita kaavoja, mutta kaavoja voi myös itse piirtää. Jos kaavan haluaa itse piirtää, napsautetaan suoraan ’’kaava’’ työkalusta, jolloin näkyviin tulee paikkamerkki ja kaavaa voi alkaa tekemään. Työkalu riville tulee näkyviin kaavan eri osia, kuten murtoluku, indeksi jne….

Seuraavassa harjoitustehtävässä tehdään kaava kirjoittaen. Halutaan kirjoittaa kaava, joka ilmaisee lypsylehmän metabolisen painon. Kaava on elopaino potenssiin 0,75. Lehmä painaa 600kg.

Tässä on näkymä, kun on valittu ’’lisää kaava’’.

Nyt kun halutaan kirjoittaa potenssilasku, voidaan valita indeksi osion kohdalta yläindeksi, jolloin kaavaan muodostuu kentät, joihin laskun voi kirjoittaa.

Ennen kirjoittamista valitaan ’’laatikot’’, joihin halutaan lukuja kirjoittaa, tällöin laatikko maalautuu. Kaavan sijaintia voi myös muuttaa esimerkiksi siirtämällä sitä kappaleasetukset työkalun valikosta.

  

Lomakkeet

Lomakkeet ovat mallidokumentteja. Lomakkeita voidaan tehdä niin, että ne ovat helppokäyttöisiä ja käteviä, esimerkiksi lomake voidaan suojata niin, että se tulostuu aina vain yhdelle lomakkeelle. Datan keräämiseen tällainen lomake ei ole niin kätevä, vaan tämä sopii esimerkiksi paperilomakkeen työstämiseksi, esim. allekirjoitettaviin lomakkeisiin.  

Lomakeohjausobjekteista riippuen valitaan tiedostomuoto. Nyt kun käytetään makroja, kannattaa ensin tallentaa tiedosto ’’makroja käyttävä Word-malli (*.dotm)'' muotoon. Kun lomake on mallina, siitä voidaan luoda kopioita ja täytetty lomake voidaan tallentaa asiakirjaksi tai pdf. tulosteeksi. Näin mallipohja pysyy aina samana, samalla tapaa kuin Jamkin raportointimalli. 

Lomaketta työstäessä ensin pitää saada kehitystyökalut – työkalurivi näkyviin. Valintanauhan päällä painetaan hiiren oikealla näppäimellä->  ’’mukauta valintanauhaa’’ -> raksi kehitystyökalut painikkeelle -> ok -> sitten se tulee näkyviin. Ensin kannatta laittaa ’’suunnittelutila’’ päälle, koska se auttaa lomaketta työstäessä lomakeohjausobjektien käsittelemisessä.

 - Lomakkeet asetetaan yleensä taulukon sisälle.

Huomioita lomakkeen tekemisestä:

• näytä/piilota kappalemerkit auttavat havaitsemaan, missä on esimerkiksi rivinvaihto
• ohjausobjekteista valitaan vain teksti – sisältöohjausobjekti, jossa tekstiä ei voi muotoilla. Se on hyvä juurikin yleistietokohdassa, siksi valittiin se
• ohjausobjekteista valitaan RTF- sisältöohjausobjekti, jos esimerkiksi sisältöä voi muotoilla hieman ja tekstiä voi tuottaa useammalle riville (esim. vapaamuotoinen sana - kohtaan)
• jos käytetään sekä uusia että vanhoja lomaketyökaluja, sarkain ei välttämättä toimi ’’oikein’’ eli kohdasta a paikkaan b ei välttämättä pääse sarkainpainikkeella. Siksi kannattaa käyttää joko uusia tai vanhoja lomaketyökaluja
• koko asiakirjan valinta Ctrl A
• kun suojaus ominaisuus on päällä, käyttäjä ei voi muokata lomaketta muuta kuin kirjoittamalla ohjausobjektikohdilta
•  kun tämä tallennettu lomake avataan uudelleen seuraavan kerran kaksoisnapsauttamalla, se aukeaa asiakirjana, ja se pitää tallentaa nimellä

Harjoitusvideo: 

Videolla tehdään lomakepohja, jota käyttäjä sitten käyttää ilmoittautuessaan koulutuksiin. 

PowerPoint

Tehosteen luominen

Muodonvaihdos siirtymä työkalulla voidaan tehdä dia siirtymä ja animoida kuvia. Kun malli on tehty ensimmäiseen diaan, voidaan valmiista diasta ottaa kopio. Liitä kopio edellisen dian alle. Muokkaa tämän jälkeen toista diaa niin, että haluttu kuva/kohde siirretään haluttuun paikkaan.

Samaa muodonmuutos toimintoa voidaan käyttää myös muodot välilehden kuvioille. 

Muodonmuutos ei toimi esimerkiksi, neliöstä palloksi animoiduilla kuvioilla. Sekä 3D malleilla toimii parhaiten suunnan ja koon muodonmuutos.

Videolla tehdään 3D kuvasta muodonmuutos:

Järjestä > valintaruutu

Kuvioon saa näkymään muodonmuutoksen, kun menee aloitusvälilehdelle ja valitsee ’järjestä’ valikosta ’valintaruutu’ kohta.Valinnassa nähdään, että jokaisella piirroksella on nimi. Tämän jälkeen tulee oikeaan reunaan valinta, jossa voidaan tarkastella kuvioiden nimiä. Kuvioiden nimiä voidaan muokata. Kun halutaan muodonmuutos näkymään kokonaisuudessaan, tulee kuviolle muokata sama nimi ja lisäksi nimen eteen tulee laittaa kaksi huutomerkkiä. Kuvioiden nimen vaihtaminen onnistuu helposti kopio ja liitä tekniikalla.  

Tällä videolla tehdään muodonmuutos kuvioilla. Tässä videossa näkyy myös valintaruudun käyttö. 

Esityksen luominen, jossa rullataan dialta dialle

Valitse tyhjälle dialle kuvia. Pienennä kuvat, jotta ne mahtuvat kaikki samalla dialle hyvin. Mieti sopiva järjestys kuville, jotta esitys näyttäisi mahdollisimman loogiselta. Asettele halutut kuvat reunalle, jotka tulevat näkyviin myöhemmin. Tämän jälkeen ota diasta kopio ja liitä kopio dian alle seuraavaksi diaksi. Kuvat saa mennä dian yli. Kun olet tehnyt jokaiselle dialle saman toimenpiteen, eli siirtänyt kuvia loogisesti eteenpäin (kuin kuvat rullaisivat eteenpäin), muista käydä poistamassa ylimääräiset kuvat dioilta pois. Lopuksi valitse siirtymätehosteeksi muodonmuutos, jolloin tämän jälkeen voi tarkistaa miltä diaesitys näyttää. 

Video esityksen luomisesta.

Piirrä työkalu

Jos piirrä välilehteä ei näy niin, napauta valintanauhan päällä hiiren oikeaa nappia ja valitse mukauta valintanauhaa. Valitse valikosta piirrä ja paina ok. Piirrä välilehdellä voidaan piirtää dialle. Piirtäminen onnistuu parhaiten kosketusnäytöillä.  Piirrä välilehdeltä löytyy erilaisia toimintoja kuten ’vapaa valinta’, jolla voidaan valita haluttu muokattava objekti. ’Käsinkirjoitus tekstiksi’, joka pyrkii tekemään sen muotoisen mitä ohjelman mielestä eniten muistuttaa.  Tämä toiminto toimii esimerkiksi, kun on piirtänyt jonkin tekstin. Haluttu teksti lassotaan vapaa valinta toiminnolla ja sen jälkeen valitaan ’käsinkirjoitus tekstiksi’ jolloin teksti muuttuu koneella kirjoitetun näköiseksi. 

Alla esimerkki kuva kuvion piirtämisestä. Seuraavassa kuvassa on käytetty työkalua 'käsinkirjoitus muodoksi' jolloin ohjelma etsii vastaavan kuvion. Toisessa kuvassa on esimerkkinä käsin kirjoitettu teksti joka on muokattu tekstiksi. 

Viivain

Viivainta voidaan liikuttaa hiiren oikealla napilla. Viivaimen astetta voidaan muuttaa hiiren rullalla. Viivain on hyvä työkalu, kun halutaan piirtää tarkkoja viivoja tai vaikka kulmia. 

Tässä esimerkki kuva viivaimen käytöstä. 

Microsoft Sway

Sway on Office 365:n esitystyökalu. Sillä saadaan tehtyä jokaiselle tietotekniikkalaitteelle yhteensopivia esityksiä käyttöjärjestelmästä riippumatta. Swayssa pystyt määrittämään, kenellä on oikeus päästä esitystäsi katsomaan. Sway on hyvin helppokäyttöinen, ja opastaa käyttäjäänsä hyvin esityksen valmistuksessa eteenpäin. Ensin Sway pyytää lisäämään otsikon ja taustakuvan, jonka saat haettua joko omalta koneeltasi tai netistä.

Sen laatikon alle, jota olet työstämässä tulee näkyviin vihreällä taustalla oleva plus -merkki, jota painamalla voit lisätä haluamaasi sisältöä esitykseesi, esimerkiksi uusia otsikoita, tekstiä tai kuvia.

Alla esimerkkejä teksti- ja kuvakorteista, millaisia ne ovat kun ne lisäät.

Oikeassa ylälaidassa on "Toista" -nappi, josta pääset katsomaan valmista esitystäsi.

Jos Swayn valmiiksi ehdottama tyyli ei miellytä silmää, voit muokata sitä mieleiseksesi oikeassa yläreunassa näkyvästä "Tyylit" -painikkeesta.

Kuvakäsittelyn perusteet

Termistöä

Kuva koostuu pikselistä (tai piste/kuvapiste). Pikselille ei ole varsinaisesti tietynlaista kokoa, väriä tai muotoa, vaan koko määräytyy siitä, kuinka iso kuva on. Se, kuinka iso on kuvatiedosto, määräytyy pikselien määrästä, laitteen koosta ja näytön tarkkuudesta (resoluutiosta).

 Resoluutio tarkoittaa erottelukykyä eli tarkkuutta, toisin sanoen pikseleiden suhdetta johonkin tiettyyn mittaan (pikseleiden määrä näytössä). Resoluutio sana tulee vastaan muun muassa näytöistä tai kuvan mitoista tai pikseleiden määrästä kuvassa vaaka- ja korkeussuunnassa. Esimerkkinä, resoluutio 1200 x 800 tarkoittaa, että siinä on 1200 pikseliä leveyssuunnassa ja 800 pikseliä korkeussuunnassa. Resoluutiosta voidaan puhua myös mittayksikkönä eli pistettä tai pikseliä per tuuma (yksikkö voi olla myös muu kuin tuuma, mutta se on yleisimmin käytetty). Käytännössä se tarkoittaa siis, kuinka monta pistettä tai pikseliä tuumalla on eli kertoo kuvan tarkkuudesta. Pisteiden määrä tuumassa riippuu missä yhteydessä sitä käytetään, esimerkiksi painolaatuisessa kuvassa tulee olla enemmän pisteitä kuin näyttökuvassa. Eli mitä enemmän pisteitä on, sitä tarkempi kuvasta muodostuu.

Kuvamuodoista JPG käyttää häviöllistä pakkausta, eli pakkaus tiivistetään, jolloin sen koko pienenee (jolloin informaatiota eli kuvapisteitä lähtee pois). Tämän seurauksena kuvan tarkkuus heikkenee. Tällaista toimintoa ei voi palauttaa täysin alkuperäiseksi. PNG on uudempi kuvamuoto ja käyttää häviötöntä pakkausta, mikä tarkoittaa sitä, että siitä ei häviä mitään pois. Se tukee myös läpinäkyvyyttä, jolloin sitä voi käyttää toimivasti eri verkkosivuilla ilman, että valkoista taustalaatikkoa tulee näkyviin. Muita kuvamuotoja on esim. GIF (pieni tiedostokoko, tukee vain 256 väriä, tukee läpinäkyvyyttä sekä animaatiota), BMP (suuri tiedostokoko, tuetaan harvemmin) ja TIFF (käyttää häviätöntä pakkausta eli hyvä mm. painoteollisuudessa).

Kuvan metatiedoista voi nähdä hyvinkin tarkasti esimerkiksi kännykällä otettuja kuvanottotietoja, kuten sijainnin missä kuva on otettu, milloin se on otettu ja niin edelleen. Näitä toimintoja voi myös säätää, esimerkiksi ottamalla sijaintitiedon pois päältä, jolloin sijaintia ei näy metatiedoissa.

Sovellus Paint.net

Paint.net sovellus on ilmainen kuvanmuokkausohjelma, joka toimii Windowsin käyttöjärjestelmällä. Kun Pain.net avataan, näkymän yläreunassa on varsinainen työkalurivi ja sen lisäksi irrallisia työkaluvalikoita pitkin näyttöä. Työkalurivillä ''Säädöt'' valinnalla voi säätää kuvan eri ominaisuuksia, kuten kontrastia, kirkkausta tai vastavärin tekemistä. Sieltä löytyvä automaattinen taso pyrkii tasoittamaan pisteiden väristä eroa. Säädöistä viimeisin, sävyala, säätää kuvan värialuetta tai valotusaikaa. Sävyalassa kuvan valkopiste on kuvan kirkkain alue, musta piste tummin alue ja harmaa piste kuvastaa värien keskiarvoa. Kuvasta saa näiden säätöjen avulla hyvinkin erilaisen.

Jos sitten lähdetään muokkaamaan kohdetta ’’aluevalinnan’’ kautta, haluttu alue tulee ensin valita, jos ei haluta käsitellä koko kuvaa. Alueita voi valita yhden tai useamman painamalla Ctrl painikkeen pohjaan. Alt painikkeella taas voi poistaa tiettyjä aiemmin valittuja alueita. Lasso-valinnalla voidaan maalata haluttu alue. Kuvan aluetta rajatessa kuvaa kannattaa usein zoomata, jotta voi tehdä tarkkaa jälkeä. Alueelta voi valita ne alueet, jotka halutaan muokata. Vastaavasti voidaan valita ne alueet, joita ei haluta muokata, ja muokkaa- valikon alta ’’käännä valinta’’ vaihtaa valinnan siten, että kaikki muut paitsi valitut alueet muokataan.

Tehosteet- valinnalla kuvasta saa hyvin erinäköisen ja tehosteita on moni erilaisia. Kuvasta saa tehtyä esimerkiksi lyijykämäisen, mustekynämäisen tai öljyvärimäisen luonnoksen. Kohina- toiminnalla voidaan korjata kuvan rakeisuutta, jos esimerkiksi valaistus on ollut huono (esimerkkinä kuvassa punaiset silmät). Renderointi-toiminto ns. tuhoaa kuvan eli tekee siitä aivan erilaisen. Kuvan saa myös sumennettua, jolloin esimerkiksi jokin kohde kuvassa halutaan korostaa, jolloin tausta sumennetaan. Sumennus-vaihtoehtojakin on monenlaisia. Tyylit-valikosta voi esimerkiksi korkokuvan avulla saada korostettua värialueitten rajoja. Valokuva-toiminnon avulla kuvaa voi esimerkiksi pehmentää, terävöittää tai poistaa punasilmäisyyttä. Vääristys-valinnan avulla voi esimerkiksi pikselöidä tietoa, mitä ei kuvassa haluta näyttää (esim. auton rekisterikilpi).
Pain.net-ohjelmalla on lisäksi useita muita ominaisuuksia, tässä vain muutamia.

Seuraavalla videolla tehdään muokkaus, jossa aluevalinnan kautta muokataan kuvaa. Ensin muokataan koiran tonttulakin punaiset ponkkarit mustavalkoiseksi. Sen jälkeen kokeillaan kääntää valintaa, jolloin muu alue on mustavalkoinen, paitsi ponkkarit, jotka pysyvät nyt punaisena. Alueen rajaus tehdään lasso-työkalulla. Ctrl laitetaan pohjaan, kun rajataan useita alueita. 

Kuvatasot

Kuvankäsittelyohjelmissa, kuten Pain.net-ohjelmassa, erilaisia objekteja voi asettaa kuvatasoille eli jonkin kuvan päälle laitetaan kalvo ja sen jälkeen siihen voi ruveta piirtämään tai tuomaan haluamaansa asioita esimerkiksi toisesta kuvasta jokin elementti. Paint.net ohjelmalla löytyy oikealta tasot – ikkuna, sieltä voi valita ’’lisää uusi taso’’. Toisesta kuvasta voidaan rajata ja kopioida haluttu kohta, jonka voi liittää tähän alkuperäiseen kuvaan. Liitettyä kuvaa voi suurentaa tai pienentää ja asentoa voi kääntää. Usein rajattu kuva kaipaa hieman korjausta esimerkiksi rajauksessa, joten pyyhekumi-ominaisuudella kuvaa voi vielä tarkentaa. Tässäkin zoomaus auttaa taas.

Seuraavalla videolla alkuperäiseen kuvaan, tässä tapauksessa mökkimaisemaan, lisätään koira toisesta kuvasta. 

Kuvan otsikointi

Tehdessämme kuvaan otsikkoa käytämme myös kuvatasoja. Lisätään ensiksi taustakuvaksi se kuva, jota haluamme muokata. Tämän jälkeen lisäämme uuden tason ja nimeämme sen, esimerkiksi "laatikko".

Haluamme otsikkomme laatikon olevan saman värinen kuin kuvassa oleva nurmi, joten käytämme siihen värinpoimijaa, joka löytyy vasemmassa reunassa olevasta työkalulaatikosta. Voit käyttää värinpoimijaan myös pikanäppäintä, joka on K. Kun väri on valittu, piirretään laatikko työkalulaatikosta löytyvällä "Muodot" työkalulla, tai käyttämällä pikanäppäintä OO. Sitten valitaan muodollesi haluamasi muoto.

Piirretään muoto haluamaamme kohtaan haluamamme kokoiseksi, ja väritetään se samalla värillä. Huomaa, että olet aina sillä tasolla, jolla haluat toimia; värin valitsemme taustakuvatasolta, laatikon piirrämme "laatikko" tasolle. Tason läpinäkyvyyttä voidaan myös säätää, eli haluammeko, että taustakuva kuultaa sieltä lävitse. Tämän tapahtuu tason asetuksista pienentämällä peittävyyttä. 

Seuraavaksi lisäämme otsikon, sillekin teemme oman tason. Kirjoitetaan tekstimme käyttämällä työkalulaatikosta löytyvää teksti -työkalua, tai käyttämällä pikanäppäintä T. Voit halutessasi muuttaa oletuksena annettavaa fonttia kuvasi yläpuolelta löytyvästä tekstityökalurivistä. Aseta tekstityökalu haluamaasi kohtaan, tässä tapauksessa aiemmin tekemäämme laatikkoon, ja kirjoita haluamasi otsikko.

Kloonaus työkalu 

Kloonaus työkalulla voidaan määrittää tietty kohde mitä halutaan kloonata kuvassa. Tässä esimerkissä halutaan ottaa talutushihnat pois kuvasta. Tähän käytetään kloonaus työkalua. Kloonaus työkalua käyttäessä tulee huomoida, että kopioitava kohde liikkuu maalatessa. Jolloin tulee seurata tarkasti mitä kloonataan. Kloonaustyökalulla valitaan 'ankkuri' siitä kohdasta, mitä halutaan kloonata. Ankkurikohdan valitseminen tapahtuu ctrl- näppäimellä.  

Siveltimen kokoa voidaan muokata erikokoiseksi, jolloin voidaan halutessa tehdä todella tarkkaa työtä tai vaihtoehtoisesti saadaan kloonattua suuri alue nopeasti, kun sivellinkoko on suuri. Tarkkaa työtä tehdessä kannattaa suurentaa kuvan kokoa. Alla on vielä valmis kuva, josta on muokattu talutushihnat pois.   

Muokattu, valmis kuva. 

Excel - Datan käsittely

Tietojen tarkistaminen

Kun tehdään erilaisia tiedonsiirtolomakkeita, on hyvä tarkistaa tietoja, jotta syötetyt tiedot menevät kerralla oikein. Tietojen tarkistamisen tarkoituksena on siis, että viedään vain oikeanlaista tietoa.

Tietojen kelpoisuuden tarkastaminen löytyy Tiedot -välilehdeltä kohdasta "Datatyökalut".

Esimerkki

Halutaan listata kaikki alle 2 vuotiaat hiehot, eli jotka ovat syntyneet 30.3.2018 jälkeen. Tietojen tarkistaminen -työkaluun voimme kirjata kaikki syntymäpäivät, ja ohjelma näyttää onko kyseinen hieho alle 2 vuotias.

Ensiksi täytetään asetukset -välilehti haluamillamme ehdoilla, eli syötetty päivämäärä saa olla sama tai suurempi kuin 30.3.2018.

Seuraavaksi sanoma -välilehdelle mitä haluamme info -taulun meille kertovan halutusta päivämäärästä.

Viimeiseksi vielä mitä haluamme virhesanoman olevan, kun laitamme sellasen päivämäärän, jota emme halua.

Nyt saimme valitsemamme solun viereen info -taulun, joka kertoo mitä päivämääriä solussa haetaan. Taulua voi siirtää haluamaansa paikkaan hiiren vasemmalla näppäimellä.

Jos kirjoitamme soluun päivämäärän, joka on ehtojemme ulkopuolelta, saamme virhesanoman.

Päivämäärän lisäksi Tietojen tarkistaminen -työkalulla voi tarkistaa kokonaislukuja, desimaalilukuja, luetteloita, aikaa ja tekstin pituutta. Siihen voi asettaa myös oman ehdon.

Välisumma- funktio

Välisumma- funktiota voidaan käyttää pystysuunnassa sekä tietosarakkeissa. Välisumma-funktiota käytetään silloin, kun ei voi käyttää summa- funktiota.

Välisumma- funktiolla on omat arvonsa, jota voi laskea. Funktionumero kertoo, laskeeko funktio piilotetut arvot vai ei. Funktionumerot 1-11 laskee piilotetut arvot, kun taas 101-111 ohittaa piilotetut arvot.  

Funktiota voidaan käyttää suodatus toimintona, kun esimerkiksi halutaan tietää suuresta tietokannasta jokin tietty osuus.

Esimerkki suodatuksesta

Suodatuksella voidaan valita jokin tietty alue jota funktio ei ota huomioon. Suodatuksen saa käyttöön tiedot- välilehdeltä ja sieltä valinta 'suodata'. Tämän jälkeen voi valita haluaman alueen, minkä haluaa suodattaa. Tässä esimerkissä otin rastin pois 1 ja 25 kohdalta. Jolloin funktio kertoi muiden tuotteiden yhteismäärän

Välivaihe kuva funktiosta. 

Tässä kuvassa on käytetty suodatinta joka poisti käytöstä 1 ja 45. Jolloin saadaan muiden tuotteiden määrä yhteensä. 

Pivot -taulukoiden perusteet

Pivot -taulukkoa voidaan käyttää tietojen yhteenvetoon, analysointiin, tutkimiseen ja esittämiseen. Pivot -taulukon avulla voi tehdä nopeasti ja helposti yhteenvedon suuristakin tietomääristä ja listoista. Pivot -taulukon saa luotua "Lisää" -välilehdeltä kohdasta "Pivot-taulukko".

Esimerkki

Meillä on luettelo kaikista Jyväskyläläisen ratsastuskoulun hevosista, johon on kirjattu hevosten rodut, nimet, sukupuolet, värit ja painot. Haluamme tehdä taulukoita eri ominaisuuksien mukaan. Käytämme tähän Pivot-taulukkoa.

Ensiksi haluamme eri rotuisten hevosten painojen keskiarvot. Menemme Lisää -välilehdelle ja painamme kohtaa "Pivot-taulukko". Tarkistetaan, että taulukon alue on koko listamme ja painetaan OK.

Alla on näkymä jonka saamme. Oikeassa reunassa näkyy listamme otsikot, joita laitamme oikeaan alareunaan kohtiin "Riviotsikot" ja "Arvot" haluamiemme tietojen mukaan.

Koska halutaan tietää painot rotujen mukaan, laitetaan "Rotu" -otsikko kohtaan Riviotsikot ja "Paino" -otikko kohtaan arvot.

Nyt Pivot-taulukko laski kyseisten rotujen painot yhteen. Lisätäänpä "Paino" -otsikko toisen kerran kohtaan Arvot, ja painetaan siitä "Arvokentän asetukset", josta saamme muutettua Arvokentän laskentaperusteen keskiarvoksi.

Painetaan sitten OK, ja Pivot antaa meille valmiin taulukon.

Seuraavaksi haluamme painot värien mukaan, eli teemme samat toimenpiteet, mutta vaihdamme riviotsikoihin ”rotu” otsikon tilalle ”väri”.

Pivot -taulukko siis helpottaa ja vähentää työmäärää, sekä nopeuttaa taulukoiden tekemistä.

Suodatus ja erikoissuodatus 

Suodatus  - toiminnan avulla tietoja voi poistaa näkyvistä. Se ei siis varsinaisesti poista mitään tietoja vaan piilottaa ne. Tietojen suodatuksessa suodatettavan alueen tulee olla eheä, eli ilman kokonaan tyhjiä sarakkeita tai rivejä. Jos tällaisia on, suodatus päättyy tyhjään sarakkeeseen tai riviin, eli ei silloin toimi oikein. Kuitenkaan ei haittaa, jos jokunen solu on tyhjä. Suodatus – toiminta löytyy excelissä tiedot – välilehdeltä. Otsikkoriveiltä voi suodattaa esimerkiksi taulukkoa miten haluaa.

Tässä, kuvassa 1 eri henkilöitä ja heidän ammattejaan.

Jos nyt taulukosta haluttaisi valita vain agrologit, tulee valita ’’Ammatti’’ otsikko. Siellä on erilaisia toimintoja, kuten järjestely aakkosten tai värin mukaan. Siellä näkyy myös kaikki ammatit. Jos haluaa esimerkiksi vain agrologit esiin, raksitetaan ammateista vain ’’agrologi’’, jolloin kaikki muut ammatit suodattuu pois. Silloin tulee kuvan 2 näkymä.

Erikoissuodatus

Nämä aiemmin suodatetut tiedot saadaan myös kopioitua, jolloin ne suodatetut rivit voidaan poimia erikseen. Harjoitusvideolla käydään läpi miten tämä tapahtuu, siinä myös suodatus tapahtuu agrologi-ammatin mukaan. 

Huomioita!

- Muista oikeinkirjoitus

- Kun erikoissuodatus valitaan lisäasetuksista, laita kohdistin ensin tietoalueelle, josta tietoja haetaan ja suodattaa, jotta erikoissuodatus löytää tämän alueen.

- Tarkista vielä, onko solualue varmasti oikea

- Ehtoalueelle maalataan vain ne rivit, joissa on ehtoja eli ei tyhjiä  

- Kopio – kohtaan napsautus siihen soluun, jonne tiedot liitetään

- Nyt koska nämä tiedot on kopioitu, ei ne häviä tietoalueelta vaan näkyvät edelleen sielläkin

- Tätä kopiointia ei voi suoraan kopioida eri tauluun, se tehdään yhdessä makron kanssa

Excel - Makrot

Makrot

Makroja käytettään, kun tehdään toimintoja useaan kertaan tiettyä työvaihetta taulukkolaskelmassa. Makroja käyttämällä tämä toimenpide voidaan automatisoida. Makrot on etukäteen päätetty komentojono, joka automatisoi toistuvan tehtävän.

Makrot löytyvät Excelissä valintanauhasta ’kehitystyökalut’ välilehdeltä. Jos tämä ’kehitystyökalut’ välilehti ei näy valintanauhallasi voit lisätä sen klikkaamalla hiiren oikealla napilla valintanauhan päällä, jolloin tulee valikko. Valitse ’mukauta valintanauhaa’. Voit lisätä rastilla ’kehitystyökalut’ oikealta puolelta valikosta.

Makroja tehdessä tulee työkirja tallentaa makroja hyväksyvään muotoon. Tallennusmuotona käytetään ’Excel-työkirja (makrot käytössä) (*.xlsm)’.

Yksinkertaisen makron tekeminen

Vie kohdistin työkirjassa kohtaan johonkin kohtaan. Mene ’kehitystyökalut’ välilehdelle ja valitse ’tallenna makro’. Valitse nimi makrolle sekä tee kuvaus, missä kerrot mitä makro tekee. 

Makron tiedot

Tämän jälkeen, kun olet painanut ok, tulee olla huolellinen, koska makro tallentaa kaikki toimintasi ok panikilleen jälkeen. Makro ei kuitenkaan tallenna aikaa. Tässä esimerkissä valitsin ok painikkeen jälkeen C4 solun ja kirjoitin siihen testi, tämän jälkeen valitsin valintanauhasta ’lopeta tallennus’. 

Kaikki tehdyt makrot löytyvät kehitystyökalu välilehdeltä ja valintanauhasta löytyy makrot- kohta. 

Valitse makrojen lähde kohtaan: Tämä työkirja. Makroa voidaan muokata/tarkastella kun valitaan yllä olevasta valinnasta haluttu makro sekä oikealta valitaan 'muokkaa' vaihtoehto. 

Tässä kuvassa on makron koodi.

Tarvittaessa koodia voidaan kopioida. Esimerkiksi jos on useampi makro niin toisesta makrosta voi siirtää kopiomalla, jonkin toiminnon toiseen makroon. 

Lomakeohjausobjektit

Lomakeohjausobjektit löytyvät kehitystyökalu välilehdeltä valintanauhakohdasta ’lisää’. 

Esimerkki täydennys- ja tyhjennys painikkeesta.

Valitse kehitystyökalut välilehti.

Valitse ’lisää’ kohdasta painike objekti. ja luo painike työkirjaan.

Vie kohdistin johonkin soluun ja valitse valintanauhasta ’tallenna makro’. Tämän jälkeen kirjoita makron nimi ja aloita makron tallennus ok painiketta painamalla. Kirjoita tekstiä valitsemiisi soluihin ja paina lopuksi lopeta tallennus valinta nauhasta.

Sen jälkeen luo toinen painike sekä luo toinen makro, joka tyhjentää aikaisemman makron. Tämän painikkeen nimeksi voi laittaa esimerkiksi ’tyhjennä’. Kun viet hiiren painikkeen päälle ja klikkaat hiiren oikealla napilla saat lisättyä haluamat makrot painikkeisiin. 

Tyhjennä painike poistaa numerot ja painike palauttaa ne. 

Esimerkki yhdistelmäruudun käytöstä

Tässä esimerkissä on laitettu paikkakunnittain eri tapahtumia. Yhdistelmäruutua käytetään tässä löytämään millä paikkakunnalla järjestetään mikäkin tapahtuma.

Luo yhdistelmäruutu. Sen jälkeen klikkaa hiiren oikealla napilla ruutua, jolloin tulee valikko, josta valitaan ’muotoile objektia’. Syöttöalueeseen maalataan halutut tiedot. Niin kuin alla olevassa kuvassa. Solulinkkiin valitaan solu, tässä valitsin G4. 

Tämän jälkeen yhdistelmäruutu näyttää taulukon id numeroita. Joten muokataan indeksillä, että       yhdistelmäruutu näyttää missä paikkakunnalla tapahtuma on. Kirjoitin yhteen soluun paikkakunta ja sen perään tein indeksi kaavan, johon saa näkyviin halutun tapahtuman paikkakunnalle. Alla kuva kaavasta.  

Tavoitteen haku

Tavoitteen haku -toimintoa voidaan käyttää, jos tiedetään minkä tuloksen haluaa kaavasta, mutta ei ole varma, miten sen saa aikaiseksi.

Esimerkkitehtävä

Olet ostamassa hevosta, jonka haluat maksaa osamaksulla. Tiedät paljon hevonen maksaa, kuinka pitkään haluat sitä maksaa ja kuinka suurina summina pystyt sen maksamaan. Tavoitteen haku -toiminnolla pystyt selvittämään, millaisen koron tarvitset osamaksullesi, jotta ehdot täyttyvät.

Kirjoita ensiksi tarvitsemasi otsikot, ja tiedot jotka jo tiedät.

Seuraavaksi lisää kaava, jolle sinulla on tavoite. Tässä tapauksessa käytämme "Maksu" -funktiota.

Koska kohdassa B3 ei ole arvoa, Excel olettee korkoprosentiksi 0%. Korkoprosentti halutaan selvittää Tavoitteen haku -toiminnolla, joten soluun B4 tullut luku jätetään vielä tässä vaiheessa huomiotta.

Seuraavaksi käytetään Tavoitteen haku -toimintoa. Se löytyy välilehdeltä "Tiedot" kohdasta "Entä-jos-analyysi" ja sieltä alasvetovalikosta "Tavoitteen haku". "Määritä soluun" -kohtaan annamme solun, joka sisältää kaavan, jonka haluamme ratkaista. Tässä tapauksessa B4. "Tavoitearvo" -kohtaan kirjoitamme sen summan, mitä haluamme aina kerralla maksaa. Tässä esimerkissä se on 2000€. Kirjoitetaan kohtaan siis -2000. Luvun täytyy olla negatiivinen, sillä se edustaa maksua. "Muuttamalla solua" -kohtaan annamme sen solun, jonka haluamme muuttaa. Tässä esimerkissä se on B3.

Painetaan OK, ja muutetaan vielä tulos %-muotoon

Suojaus

Makroihin liittyy makrosuojaus. Makrosuojaus löytyy Excelistä "Kehitystyökalut" välilehdeltä kohdasta "Makrosuojaus". Oletuksena asetuksissa on valittuna "Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita". Makroissa on hyvä olla makrosuojaus, sillä niillä voi saada myös paljon haittaa aikaan, muunmuassa makroviruksia on ollut liikkeellä. Makrojen käytön helpottamiseksi ja jos avaat vain tiedostoja joiden alkuperästä olet varma, voit valita kohdan "Ota käyttöön kaikki makrot". Jos olet avaamassa tiedostoa, jonka alkuperästä et ole aivan täysin varma, ota makrot pois käytöstä.

Excel - Datan käsittely

Datan kerääminen Formsin avulla 

Office 365 valikosta löytyy Forms-ohjelma. Sen avulla voi luoda ja analysoida erilaisia kyselyjä tai tutkimuksia, esimerkkinä tapahtumaan ilmoittautumiskysely tai gallup. Sillä voi myös tehdä tietovisoja, jossa on pistetytysominaisuus. Formsin lomake – toiminto on monipuolinen, sinne voi tehdä valmiita pohjia sekä kerätä monipuolisesti erilaista tietoa, ja sitä voi käyttää myös kännykän avulla. Tehdyn kyselyn tms. voi jakaa jakolinkin avulla. Linkki on usein melko pitkä, joten sitä voi lyhentää esimerkiksi bitly.com tai urly.fi – sovelluksen kautta, jolloin esimerkiksi urly.fi-sovellusta käyttämällä jakolinkin osoite kopioidaan ja liitetään sivuston osoite-kenttään, osoite lyhennetään ja lyhennetyllä osoitteella pääsee samaan paikkaan. Sivusto tekee samalla myös QR-koodin eli ruutukoodin linkille. Forms kyselyn tulokset tallentuvat Excel-tiedostoon, jota voi tarkastella. Jos lomakkeessa on tarkasteltavissa numerotietoja, ne ovat usein alun perin tekstitietona ja ne täytyy muuntaa luvuksi, jotta niitä voi esimerkiski laskea.

Kuvassa näkymä, josta pääsee aloittamaan uuden lomakkeen tai tietovisan teon. 

Seuraavassa kuvassa luodaan kyselyä, jossa tiedustellaan osallistumista seminaariin. Kyselyä voi muokata monin eri tavoin, esimerkiksi luomalla aloitus- ja lopetuspäivämäärän, lisäämällä vaihtoehtoja, tuottamalla vapaata tekstiä, valitsemalla ketkä kyselyyn voivat vastata ja niin edelleen. 

Kun vastauksia on tullut, se näkyy seuraavassa kuvassa nähtävin tavoin. Kuvassa näkyvä ''avaa Excelissä'' näyttää tulokset Excel-taulukossa, missä niitä voi tarkastella monipuolisesti. Tätä käsitellään seuraavaksi. 

Joukkofunktioiden käyttö

Excelissä esimerkiksi Formsin avulla kerättyjä tietoja voi käsitellä erilaisten funktioiden avulla. Laske-funktio laskee solujen lukumäärän, ei solujen arvoja. Laske a – funktio laskee ne solut, jossa on tietoa, eli esimerkiksi numero tai kirjain. Laske tyhjät – funktio laskee ne solut, joissa tietoja ei ole. Käsiteltävät solut kannattaa valita painamalla kyseistä saraketta, jota haluaa tutkia à Ctrl + shift pohjaan ja nuolinäppäimiä käyttämällä.

Laske.jos.joukko – funktio laskee tietyt solut, jotka on määritelty tiettyjen ehtojen avulla eli se laskee kuinka monesti ehdot täyttyvät. Ensin määritetään alue, jota tarkastellaan (esimerkiksi taulukon kaikkien lehmien rodut) ja sen jälkeen ehto- alueelle määritetään ehdot, eli esimerkiksi halutaan laskea kaikkien lehmien roduista Ayrshire-rotuisten lehmien määrä.

Funktioiden avulla voidaan myös laskea ehdollisia summia, eli summa.jos.joukko. Tämä funktio toimii muuten samoin kuin laske.jos.joukko, mutta summa.jos.joukko laskee summia, joilla on useita ehtoja. Esimerkkinä voidaan tarkastella laajasta lypsytilataulukosta juuri niitä lypsytiloja, jotka sijaitsevat Etelä-Suomessa ja joiden lehmämäärät ylittävät yli 30 lehmää.

Harjoitustehtävä

Yllä olevan seminaariin osallistumiskyselyn pohjalta tarkastellaan Excelissä saatuja vastauksia. Laske vastauksista laske.jos.joukko - funktion avulla, kuinka moni aikoo osallistua seminaariin. 

Harjoituksen purku: Kiinteä merkkijono - eli tässä tapauksessa vastaus kyllä - on kätevämpi kaavaan kirjoittamisen sijaan ilmoittaa siten, että sille tehdään syöttökenttä.

Kuvassa Kyllä-valinnalle on tehty syöttörivi solussa D12.

Aloitetaan funktio: = ja LASKE.JOS.FUNKTIO, joka ilmestyy kenttään sitä kirjoitettaessa. Valitaan tarkasteltava alue eli Kyllä ja Ei vastaukset maalaamalla alue. Sen jälkeen ; -merkki, jonka jälkeen valitaan solu D12 eli ''Kyllä''. Sulku kiinni ja enter. 

Vastaukseksi tulee 4. 

Nyt jos halutaan tarkastella sitä, kuinka moni ei osallistu seminaariin, vaihdetaan vain solun D12 eli ''Kyllä'' paikalle ''Ei''. Vastaus tulee näkyviin. 

Ehdollinen muotoilu

Taulukkoja voi myös visualisoida/korostaa. Valitaan aloitusvälilehdeltä kohta à ehdollinen muotoilu, josta voi valita esimerkiksi pienempi kuin jokin tietty luku, jolloin valitun alueen pienempi kuin jokin – luvut korostuvat valitulla värillä. Alueille voi myös tehdä tätä kautta muitakin korostuksia, kuten kuvakkeita. Nämä toiminnot selkeyttää ja korostaa arvoja, jotka ovat esimerkiksi erityisesti tarkastelussa.

Aineiston käsittelyssä huomioitavaa

On tärkeää huomioida, että jos Exceliin on tuotu muusta järjestelmästä tietoa, voi näistä aineistoista löytyä muotoiluvirheitä, josta syystä päällepäin näyttävät luvut eivär välttämättä Excelissä lukeudu luvuiksi. Tämä voi johtua siitä, että aineistossa on ollut jokin virheellinen syöte, jonka takia kaikkia numeroita ei voi tulkita luvuksi. Tämän takia, jos numeroita ruvetaan vaikkapa laskemaan yhteen, tulos on väärä, koska kaikkia numeroita ei tulkita luvuksi ja niitä ei silloin lasketa. Tämän voi tarkastaa edellisten funktioiden avulla, esimerkiksi numerotiedoston voi funktioiden avulla tarkastaa, onko tietoja yhtä paljon kuin lukuja. Jos tietoja näyttää olevan esimerkiksi 10, mutta lukuja vain 8, on kaksi numeroarvoa merkitty jotenkin virheellisesti ja näitä Excel ei laske luvuiksi. Tämän voi myös testata ''on luku'' – funktiolla, jolloin se kertoo onko jokin kyseinen arvo oikea luku. Tämä funktio antaa vastaukseksi joko tosi (eli arvo on oikea luku) tai epätosi. Se, että jotakin numeroa ei tulkita luvuksi, voidaan tarkistaa kopioimalla kyseinen numero tai vaikka kaikki numerot, ja liittämällä wordiin. Sieltä voidaan nähdä esimerkiksi merkit, joita Excel ei tunnista, ja siksi ei tulkitse numeroa luvuksi. Nämä merkit voidaan wordissa nähdä ja poistaa, jolloin kun numero viedään takaisin Exceliin, tulisi kaikkien näkyä lukuina.