Yhteiskäyttö ja postitus

M-S Office yhteiskäyttö 

Yhteiskäytöllä tarkoitetaan sitä, että eri Office-tuotteilla voidaan siirtää tietoa eri sovelluksille. Esimerkkinä tästä on postitus- toiminto, jota käsitellään tarkemmin seuraavaksi. 

Postitus

Postitus- toiminnolla voi lähettää esimerkiksi sama sähköpostiviesti tai kirje useammalle henkilölle. Sitä voi käyttää myös moniin muihin tarkoituksiin, esimerkiksi sillä voidaan tehdä lehmien ruokintakortit tai osoitetarrat. Esimerkiksi kirjeessä sisältö on kaikille sama, mutta siinä vaihtuu vastaanottajan tiedot (esim. nimi, osoite tms). Tämä edellyttää, että esimerkiksi exceliin on kerätty joukon osoitetiedot. 

Vastaanottajaluettelon, tai käyttötarkoituksen perusteella muun informaation (esim. lehmien ruokintakorttien tiedot) tulee olla taulukossa, esimerkiksi Wordissa taulukossa tai Excelissä. Postitus- toiminnossa yhteystieto-taulukossa on otsikkorivi, jossa on esimerkiksi etu- ja sukunimi, osoite ja firman nimi. Nämä tiedot on postitus- toiminnossa yhdistämiskenttiä. Yksi kenttä on aina yhteen tietoon liittyvä tietoyksikkö. Esimerkkinä etunimi- kenttä on kenttä, jonka alla on kaikkien vastaanottajien etunimet. Yhteystiedoissa olevat rivit ovat tietueita, siinä siis on henkilön henkilötiedot. Alla havainnollistava kuva, jossa Word tiedostoon on tehty vastaanottajien yhteystieto- taulukko.  

Seuraavalla opasvideolla näytetään, miten tarrojen tekeminen onnistuu. Tässä tapauksessa halutaan tehdä tarrat navettaan, jossa näkyy lehmän nimi ja korvanumero.
Tarroja varten on tehty valmiiksi Excel-tiedosto, johon on laitettu tarvittavat tiedot eli tässä tapauksessa lehmien nimet ja korvanumerot.