Yhteiskäyttö ja postitus

M-S Office yhteiskäyttö 

Yhteiskäytöllä tarkoitetaan sitä, että eri Office-tuotteilla voidaan siirtää tietoa eri sovelluksille. Esimerkkinä tästä on postitus- toiminto, jota käsitellään tarkemmin seuraavaksi. 

Postitus

Postitus- toiminnolla voi lähettää esimerkiksi sama sähköpostiviesti tai kirje useammalle henkilölle. Sitä voi käyttää myös moniin muihin tarkoituksiin, esimerkiksi sillä voidaan tehdä lehmien ruokintakortit tai osoitetarrat. Esimerkiksi kirjeessä sisältö on kaikille sama, mutta siinä vaihtuu vastaanottajan tiedot (esim. nimi, osoite tms). Tämä edellyttää, että esimerkiksi exceliin on kerätty joukon osoitetiedot. 

Vastaanottajaluettelon, tai käyttötarkoituksen perusteella muun informaation (esim. lehmien ruokintakorttien tiedot) tulee olla taulukossa, esimerkiksi Wordissa taulukossa tai Excelissä. Postitus- toiminnossa yhteystieto-taulukossa on otsikkorivi, jossa on esimerkiksi etu- ja sukunimi, osoite ja firman nimi. Nämä tiedot on postitus- toiminnossa yhdistämiskenttiä. Yksi kenttä on aina yhteen tietoon liittyvä tietoyksikkö. Esimerkkinä etunimi- kenttä on kenttä, jonka alla on kaikkien vastaanottajien etunimet. Yhteystiedoissa olevat rivit ovat tietueita, siinä siis on henkilön henkilötiedot. Alla havainnollistava kuva, jossa Word tiedostoon on tehty vastaanottajien yhteystieto- taulukko.  

Seuraavalla opasvideolla näytetään, miten tarrojen tekeminen onnistuu. Tässä tapauksessa halutaan tehdä tarrat navettaan, jossa näkyy lehmän nimi ja korvanumero.
Tarroja varten on tehty valmiiksi Excel-tiedosto, johon on laitettu tarvittavat tiedot eli tässä tapauksessa lehmien nimet ja korvanumerot. 

Objektin linkittäminen ja upottaminen

Objektin linkittäminen excelistä wordiin

Objektin linkittäminen word- asiakirjaan. Esimerkiksi, jos sinulla on, jokin taulukko excelissä ja haluat lisätä sen word asiakirjaan.  

1. Kopioi haluttu tiedosto excelissä (taulukko tai kaavio tai muu vastaava).

2. Mene word ohjelmaan sekä haluttuun asiakirjaan. Vasemmassa yläreunassa on liitä- valikko.  Valitse sieltä ”lisää määräten”- kohta.

3. Kun sinulla on kopioituna tiedosto, aukeaa, ”liitä määräten”- valikko, jossa tulee valita tässä tapauksessa ”Microsoft Excel- laskentataulukko Objekti”. Tämän jälkeen paina Ok.

4. Nyt sinulla on haluttu taulukko/kaavio word asiakirjassasi.

Linkitettyjen ja upotettujen objektien tärkein ero on siinä, minne tiedot tallentuvat ja muuttuvatko ne Word-tiedostoon lisäämisen jälkeen. Wordiin upotettavan Excel-objektin tiedot eivät muutu, jos muokkaat taulukkoasi Excelissä. Kun objekti upotetaan, se ei ole enää osa lähdetiedostoa, joten lähdetiedoston muutokset eivät tule näkymään siellä minne se on upotettu.

Objektin upottaminen excelistä wordiin

Wordiin saat lisättyä objektin menemällä Lisää –välilehdelle, ja sieltä painamalla kohtaa Objekti ja etsimällä tiedoston jonka haluat lisätä (Microsoft Word 2010).

Esimerkki upottamisesta: Lypsylehmän ruokintalaskuri wordin raporttipohjaan

Teet Wordiin raportin 30 lypsylehmäsi ruokinnasta. Haluat tekstin selkeyttämiseksi taulukon jokaisen lehmän syömistä rehuista. Sinulla on Excelissä toimiva ruokintalaskuri. Voit näpytellä Exceliin ensimmäisen eläimen rehut, upottaa taulukon Wordiin ensimmäisen eläimen kohdalle ja palata takaisin Exceliin muokkaamaan seuraavan eläimen rehuja. Kun taulukko on upotettu, ei ensimmäisen lehmän syömien rehujen tiedot muutu.